Privacy beleid

Privacy beleid

<


NLFREN

 

I. PRIVACY BELEID: inleiding
 

Dit privacy beleid betreft de omgang van Upkot met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Upkot in contact komen (hierna ‘u’ genoemd).
 
Upkot hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke levenssfeer en behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een transparante, behoorlijke en rechtmatige wijze. Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij ‘elke vorm van informatie die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren’.
 
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Upkot evident de wet na, in het verleden de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens is te verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, ook wel de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
 
Neem deze verklaring zorgvuldig door zodat u het beleid van Upkot op vlak van privacy kent en begrijpt. Bovendien wordt deze verklaring regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring kunt u vinden op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via onze gebruikelijke communicatiekanalen wanneer er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
 

II. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
 

Upkot is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
 
Upkot – Burggravenlaan 31, 9000 Gent – BE 0840.066.124 – privacy@upgrade-estate.be – 092337666
 
Upkot dient verantwoording af te leggen aan de Gegevensbeschermingsautoriteit aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Upkot bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
 
Upkot kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Upkot en volgens de instructies van Upkot te verwerken in overeenstemming met deze privacy statement. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Upkot’ genoemd).
 

III. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt Upkot?
 

Hieronder een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die Upkot kan verwerken. Bovendien is het mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien deze nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Upkot. Ook de context waarin Upkot deze gegevens verkrijgt of verwerkt wordt in onderstaande tabel aangegeven. Deze tabel moet gelezen worden samen met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Upkot de gegevens verwerkt.
 

Categorie Voorbeelden Context
1/ Identiteitsgegevens van de klant of opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

2/ Identiteitsgegevens van kandidaat koper of huurder

Naam, adres, e-mailadres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer. Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, een bemiddelingsopdracht sluit of u registreert om de diensten van Upkot (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen onder meer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen of door het invullen van ons klantenportaal ‘Omniboxx’.
Gegevens over het onroerend goed van de klant of opdrachtgever (verkoper of verhuurder) Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, keuringsattest van de elektrische installatie, EPC-attest, postinterventiedossier, informatie over de overstroomgevoeligheid, bodemattest, informatie over de erfgoedwaarde Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Upkot opgevraagd bij de overheid of technische experten.
Gegevens van kandidaat-huurder die verband houden met een voorstel van verhuurcontract Informatie over beroep en werkgelegenheid, studie, school waar de studie wordt gevolgd, solvabiliteit, gezinssituatie, loon. Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.
Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst Rijksregisternummer Deze gegevens worden door u verstrekt
Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.
Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders) Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Upkot wanneer Upkot de functie van syndicus uitoefent
Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers. Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd
Gegevens over de verrichtingen van Upkot met u De informatie in verband met uw contacten met Upkot, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Upkot, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken. Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Upkot (bij ontmoetingen of evenementen, seminars, beurzen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale mediakanalen, sociale netwerken)
Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Upkot zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

 

Upkot verwerkt geen gegevens die uw etnische afkomst of ras onthullen, of politieke opvattingen, levensbeschouwelijke of religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of genetische gegevens, seksuele geaardheid of biometrische gegevens.
 

IV. Voor welke doeleinden verwerkt Upkot uw persoonsgegevens?
 

Upkot verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Upkot zorgt ervoor dat enkel noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt. Upkot verwerkt uw gegevens – in de door de wet toegestane situaties – namelijk:

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Upkot rusten
  • Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen
  • Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Upkot, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen
  • In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke informatie. Deze toestemming kan door u op elk moment in overeenstemming met de wet ingetrokken worden.

 

Wettelijke verplichtingen
 

Upkot dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Upkot moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt. Hieronder vallen onder meer:

  • De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
  • De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen;
  • De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Upkot uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
 

Contractuele relaties tussen U als klant en Upkot
 

Alvorens contracten te sluiten dient Upkot in sommige situaties bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :

  • te reageren op uw verzoek;
  • u bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract;
  • een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten;
  • uw bemiddelingsopdracht te vervullen.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Upkot een aantal persoonsgegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern – binnen Upkot – worden verzonden naar de verschillende afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract. Meer bepaald verwerkt Upkot uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

  • Beheer van bestelde diensten en/of lopende contracten;
  • Centraal management en algemeen beeld van de klanten;
  • Beheer van uw vastgoed;
  • Beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent.

Upkot kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de uitvoering van contracten en de relatie met u.
 

Gerechtvaardigde belangen van Upkot
 

Upkot verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Upkot ernaar om een billijke balans te vinden tussen het respect voor uw vrijheden en rechten en de noodzaak om gegevens te verwerken, met inbegrip van de bescherming van privacy. Persoonsgegevens worden onder meer verwerkt voor:

  • Het personaliseren van de diensten van Upkot
  • De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
  • Evaluatie en verbetering van processen, campagnes, simulaties en verkoop door het gebruik van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes;
  • Verbetering van bestaande – of in ontwikkeling zijnde – producten en diensten van Upkot, op basis van enquêtes bij klanten van Upkot, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (zoals Facebook, Linkedin, Youtube) gekoppeld aan Upkot.
  • Toezicht op de activiteiten van Upkot, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Upkot, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.;
  • Voorbereiden van studies en statistieken, waarbij de gegevens van de betrokkenen anoniem worden verwerkt;
  • Opleiding van personeel door middel van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken;
  • Gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u terug in ons cookiesbeleid;
  • Bewaren van bewijsmateriaal (in archieven);
  • De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Upkot of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

 

Specifiek gerechtvaardigd belang van Upkot : direct marketing
 

Upkot voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Upkot onder meer:

  • De diensten die u reeds gebruikt en uw socio-demografische gegevens beoordelen (zoals leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten)
  • Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website, sociale media), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren;
  • De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bv. bij gebeurtenissen waar Upkot aanwezig was);
  • Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen om de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en eventueel bij te werken;
  • De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten het beste zouden uitkomen voor u;
  • Gepersonaliseerde advertenties naar u versturen via de post, per mail of telefonisch.

Uw toestemming voor het verwerken en verzenden van elektronische reclame (elektronische direct marketing)

Upkot kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Upkot vooraf uw specifieke toestemming te vragen.
Door deze privacy policy te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
 

V. Aan wie maakt Upkot uw persoonsgegevens over?
 

Upkot behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens enkel om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Upkot kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnenland en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Upkot bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computerbeveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is Upkot bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

  • Toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstellingen wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken;
  • Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

Upkot draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

  • Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties;
  • Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders;
  • Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten;
  • De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.

Upkot dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die Upkot gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Upkot ervoor dat derden enkel en alleen beperkte toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Upkot zal ervoor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Upkot en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

Upkot bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
 

VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
 

Upkot zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Upkot, en ook aan de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

  • 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving;
  • 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Upkot;
  • 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordigingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
 

VII. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
 

Upkot hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen onrechtmatige en ongeoorloofde verwerking en tegen onopzettelijk verlies, beschadiging of vernietiging. Upkot neemt maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, openbaarmaking of verlies van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Upkot gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Upkot onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate bemiddelende maatregelen. Indien nodig, zal Upkot u op de hoogte brengen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
 

VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens?
 

Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
 

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

  • Recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Upkot. Dit betekent dat u Upkot kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld;
  • Recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn;
  • Recht op beperking indien u bijvoorbeeld de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Upkot toelaat om dit te controleren;
  • Recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met Upkot een einde genomen heeft, kan u Upkot vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om te allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Upkot op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Upkot een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Upkot (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Upkot kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn;
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Upkot heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Upkot vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Upkot.
  • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan Upkot evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Upkot, Burggravenlaan 31, bus 1 – 9000 Gent of per e-mail naar privacy@upgrade-estate.be of door het contactformulier op de website te bezoeken.
 

Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame
 

In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame. U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

  • Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar privacy@upgrade-estate.be;
  • Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar Upkot – Burggravenlaan 31, bus 1 – 9000 Gent;
  • Door op de link “uitschrijven” (of “unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door Upkot is verzonden;
  • Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website.

De uitoefening van het recht van verzet kan Upkot evenwel niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
 

Recht om een klacht in te dienen
 

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

  • Per post : Upkot – Burggravenlaan 31 bus 1, 9000 Gent
  • Per e-mail : privacy@upgrade-estate.be
  • Telefonisch : 09 233 76 66
  • Via het contactformulier op onze website

Ook kunt u een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.